Kort en efficiënt vergaderen. Ik houd er van! Volgens mij heb ik (nog) niet meegemaakt dat iemand graag langdurig vergadert. Integendeel. Vaak zien mensen op tegen overleggen. Of komen ze helemaal uitgeteld uit een overleg. En vergaderen doen we veel in Nederland. Interne vergadering. Externe vergadering. Een overleg ter voorbereiding op een vergadering. We hoppen van overleg naar overleg. Vaak zitten mensen zelfs meerdere malen met dezelfde mensen om de tafel. Hoe zorg je ervoor dat dit efficiënt blijft?
Ken je die overleggen waar maar wordt doorgezeurd over hetzelfde? Waar je allang en breed de aandacht bent verloren? Waar veel te veel tijd wordt besteed aan zaken waar je helemaal niets mee kunt? En waar je aan het eind van het overleg nog niet alle agendapunten hebt besproken? Doodzonde. Die tijd kun je ergens anders in steken. Er ligt genoeg ander werk dat gedaan moet worden.
Zelf communiceer ik graag kort en krachtig. Dat werkt niet altijd in mijn voordeel. Het is ook zeker een valkuil. Maar bij het voorzitten van overleggen werkt het prima. Tenminste, dat idee heb ik omdat ik vaak positieve reacties krijg na het voorzitten van een overleg. Ik geef je daarom 5 tips mee.
1. Bepaal een doel.
Vergaderen om te vergaderen is zonde van de tijd. Dat werkt demotiverend. Kun je geen doel bedenken? Schrap de vergadering! Desnoods in overleg, als je twijfelt. Waarom een doel bepalen? Een doel geeft richting aan het overleg. Focus. Daarmee voorkom je dat het alle kanten op gaat. Kun je geen doel bepalen, maar vind je het fijn om bij te praten? Misschien kun je er een gezamenlijke lunch of een vrijdagmiddagborrel van maken.
2. Breng structuur aan.
Een overleg bereid je voor. Nadat je een doel hebt bepaald, bedenk je welke punten behandeld moeten worden om dit doel te bereiken. De agendapunten. Deze punten behandel je in logische volgorde. Het heeft geen nut om het eerst over activiteitenagenda te hebben als je daarvoor helderheid nodig hebt over de financiën. Dan zorg je dat de financiën voor de activiteitenagenda behandelt wordt. Zorg dat de personen die aanwezig zijn bij het overleg ook daadwerkelijk betrokken zijn bij de agendapunten. Als aanwezigen de helft van de tijd niet kunnen meepraten over het onderwerp, moet je jezelf afvragen of hun aanwezigheid nodig is. Hier kun je ook rekening mee houden bij het opstellen van de agenda. Dat mensen eventueel kunnen afhaken nadat de voor hen interessante punten zijn besproken. Daarmee laat je hen ook weten dat je hun tijd waardevol vindt.
3. Begeleid het proces actief.
Het is belangrijk dat mensen de ruimte krijgen om hun verhaal te doen, maar het moet wel ergens toe leiden. Luister goed naar wat er gezegd wordt. Maar ook naar wat er niet gezegd wordt. Stel vragen om duidelijkheid te creëren. Doe geen aannames, zorg dat dingen op tafel komen te liggen. Geef ruimte en zorg voor duidelijkheid. Stuur tegelijkertijd richting besluitvorming. Met klagen is niets mis, mits de insteek verbetering is. Een overleg is niet de plek voor klagen om te klagen. Wat kunnen we doen om het te verbeteren? Hoe wordt het punt verder opgepakt? Vat samen en concludeer. En vraag of jouw conclusie juist is. Soms denk je iets te begrijpen, maar wordt er eigenlijk iets anders bedoeld.
4. Wees energiek.
Jouw energie als voorzitter is cruciaal. Als jij er als een zoutzak bijzit, hoef je geen enthousiaste proactiviteit te verwachten van de anderen. Als jij enthousiasme en positiviteit uitstraalt, werkt dat door op de rest van de groep. Dat wil niet zeggen dat je altijd je grootste glimlach moet opzetten en zingend moet voorzitten. Laten we wel realistisch blijven. Sommige agendapunten zijn lastig of vervelend. En dat mag er ook zijn. Maar jij als voorzitter moet wel uitgaan van mogelijkheden. En dat moet je uitdragen.
5. Maak korte verslagen.
Heb je net een overleg overleeft, moet je nog door ellenlange notulen heen worstelen. Nee! Ook dit kan kort en krachtig. Is de hele discussie relevant om terug te lezen of volstaat de uitkomst van de discussie? Omschrijf alleen de zaken die bijdragen aan het doel van het overleg. Je moet je voorstellen dat notulen vaak snel en tussendoor worden gelezen. De belangrijke punten moeten snel helder zijn.
Overleggen die ik voorzit, zijn regelmatig ruim voor de eindtijd afgerond. Dat zijn cadeautjes die je deelnemers meegeeft na een overleg, want dat betekent voor hen extra vrij in te delen tijd. Tijd voor een praatje of even iets voor henzelf. Of simpelweg de tijd om even rustig aan te doen voordat zij naar een volgende afspraak gaan. Tijd is iets dat mensen vaak tekort komen. Je doet mensen er een groot plezier mee om daar liefdevol mee om te gaan.
Liefs, Siwoh